Veel organisaties beschouwen een budgetoverschrijding in tijd of geld als de grootste bedreiging voor het succes van een bedrijfssoftware-implementatieproject of digitale transformatie. De vraag is: hoe kun je zo’n overschrijding voorkomen? In dit artikel analyseren we de oorzaken die kunnen leiden tot een budgetoverschrijding en wat jij kunt doen om dit te voorkomen.
Eerlijk is eerlijk, de meeste bedrijven zijn onervaren als het gaat om het budgetteren van ICT-projecten. Dat is ook niet zo gek, want ze moderniseren of vervangen hun softwareoplossingen gemiddeld om de 8 tot 10 jaar. Het is daarom nóg belangrijker om jouw budgetplanning goed voor te bereiden.
De 6 belangrijkste oorzaken voor een budgetoverschrijding
#1 Een onvolledige begroting
Dit is het meest eenvoudig om te verbeteren. Zorg ervoor dat het budget compleet is en dat het voldoende bandbreedte bevat om succes te behalen. Kosten categorieën die tegenwoordig vaak onderschat worden zijn te vinden in het domein van eindgebruikerstraining, gebruikersdocumentatie en in verandermanagement. Het klopt dat het moeilijk is om te veel uit te geven aan verandermanagement! Vergelijk offertes en zorg dat alle projectonderdelen zijn begroot.
#2 Een slechte voorbereidingsfase
Het belangrijkste deel van jullie voorbereiding moet plaatsvinden voordat de consultants van jouw implementatie partner aan de slag gaan. Voor effectief budget beheer is het cruciaal dat jij weet wat je wilt bereiken en hoe je dat wilt aanpakken voordat de meter begint te lopen. Op tijd beginnen met de interne voorbereiding is cruciaal om jouw financiële budgetten onder controle te houden. Stel eigen doelstellingen op, maak een fasering en maak een eerst overzicht van alle verwachte project deliverables.
#3 Onderschatting van de complexiteit
Veel organisaties onderschatten nog steeds de complexiteit van het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Zij geloven dat het vooral een technisch project is, terwijl ze vergeten dat een nieuwe software oplossing het team dwingt om op een andere manier te werken, te denken en te handelen.
#4 De hoeveelheid werk onderschatten
Hetzelfde geldt ook voor de hoeveelheid werk. Op het moment van de onderhandelingen ligt alle aandacht op het nieuwe project. Iedereen is betrokken en enthousiast. Helaas, verschijnen er al snel weer andere prioriteiten op de radar zodra het project begint. Zoals:
- die ene grote nieuwe klant winnen
- een ongeplande reorganisatie
- belangrijke medewerkers die ziek worden of het bedrijf verlaten.
Zonder de juiste focus word je uiteindelijk gedwongen om een groter deel van het werk aan jouw implementatiepartner uit te besteden. Het overschrijden van de financiële begroting is dan een logisch gevolg.
#5 Maatwerk
Maatwerk is echt een budgetkiller. Los van onderschatting en schuiven in de scope is maatwerk de belangrijkste factor voor budget overschrijding. Je hebt een standaard ERP systeem geselecteerd en wilt dan allerlei zaken laten bouwen zodat het weer lijkt op het oude systeem of de uitzonderingen in jouw proces ondersteunt. Advies is dit niet te doen. Start het project met het uitgangspunt: Minimalisatie van maatwerk. Maatwerk is duur, maatwerk verstoord een effecient implementatie proces en maatwerk leidt in het slechtste geval tot nieuw maatwerk. Onderzoek eerst of er binnen de standaard een werkbare oplossing voorhanden is (ook al is deze niet perfect), zoek of er bewezen apps of software beschikbaar is die kan samenwerken met de gekozen standaard ERP oplossing. Mocht er toch maatwerk nodig zijn zorg dan dat er een kosten/baten analyse wordt gedaan. Wat levert het onze organisatie op om maatwerk te bouwen? Uiteraard moeten besluiten of te bouwen maatwerk vooraf genomen zijn en niet tijdens het project.
#6 Toevoegen van complexiteit tijdens implementatie proces
Veel organisaties missen de discipline om vast te houden aan de afgesproken functionaliteit en de hoeveelheid verandering zoals bij de start gedefinieerd. Natuurlijk is het verleidelijk om aan de extra wensen vanuit de organisatie toe te geven. Maar het zal jouw financiële budgetten, jouw tijdsbudgetten en de motivatie van jouw teams verpesten! Dus het is altijd beter om extra complexiteit te vermijden! Het is beter om alle goede ideeën op de zogenaamde ‘optimalisatie lijst te noteren. Dat document gebruik je vervolgens om stap twee van het implementatie proces te definiëren zodra de eerste stap is voltooid. Dit is een perfecte manier om complexiteit te beheren en te beheersen en daarmee aan het financiële budget vast te houden. Maak vooraf duidelijke afspraken over de fasering en optimalisatie en “stick to the plan”. Uitbreidingen van scope, het toevoegen van complexiteit en schuiven met de bedachte fasering leiden per definitie tot hogere kosten en uitloop.
Een ERP-project met DynamicsConsultants
DynamicsConsultants is een label van SucceedIT B.V. Wij implementeren Business Central en upgraden oude Dynamics NAV-versies (Navision) naar Business Central. Wij starten elk project met een goede analyse en het opstellen van een roadmap waarin meerdere fases zijn benoemd. Dit maakt het mogelijk om gestructureerd en in behapbare brokken toe te werken naar een nieuwe toekomstbestendige IT-omgeving. Wij bieden bedrijven die met een oudere Dynamics NAV-omgeving werken een gratis analyse aan om te komen van de huidige situatie naar een nieuwe omgeving, gebaseerd op Dynamics 365 Business Central (opvolger van Dynamics NAV). In deze analyse stellen wij een roadmap op en geven wij advies over fasering, het uitfaseren van maatwerk en komen wij met een concreet stappenplan en een begroting, en waar mogelijk zelfs een fixed-price aanbod! Zo heb je duidelijkheid en zijn er geen verrassingen achteraf. Een menukaart zeg maar, waarmee jij ook kunt bepalen hoe je het project wilt faseren en in welk tempo.