Procesoptimalisatie is in principe niets meer en niets minder dan efficiëntieverbetering. Lopen processen zo optimaal mogelijk, zijn ze minder kostbaar en leveren ze het maximale op? De steeds weer terugkerende vraag is dus: “Kan het (nog) beter?”, maar dan wel binnen het redelijke en haalbare, zonder dat het een obsessie wordt.
Bedrijfsprocessen
Om te kunnen starten met procesoptimalisatie moeten een aantal zaken helder zijn.
- Hoeveel aandacht besteden we aan communicatie? Intern, tussen de werknemers onderling en tussen de werknemers en de leiding? Extern, met leveranciers en met klanten?
- Wat gebeurt er in het productieproces? Uit hoeveel delen bestaat dat proces? Denk aan de inkoop, voorraadbeheersing, levering naar klanten, binnenhalen orders, serviceverlening, administratie, werknemersontwikkeling. Dit zijn processen die een bedrijf stuk voor stuk nodig heeft om te kunnen produceren.
- Sluiten de processen op elkaar aan? Een voorbeeld: is het mogelijk op ieder gewenst moment, op iedere plek, direct toegang en inzicht te krijgen in de productiecijfers? Dat kan van groot belang zijn tijdens onderhandelingen of bij managementbeslissingen.
- Zijn er systemen die ons kunnen helpen de procesoptimalisatie vorm te geven? Denk hierbij aan een WMS of ERP; specifieke computersystemen die direct inzicht mogelijk maken en kunnen helpen processen te verbeteren.
Supp
ly chain management
ly chain managementVoorraadbeheersing is een kwestie van kostenbeheersing. Hoe groter de voorraad, des te hoger de in het bedrijf aanwezige kosten. Door te werken met supply chain management wordt de voorraad teruggebracht naar wat noodzakelijk is en worden er nieuwe afspraken gemaakt met de leveranciers. Op die wijze wordt de voorraadketen gestroomlijnd, wat een opmerkelijke kostenreducering kan opleveren. Een tweede voordeel van dit systeem is dat er gewerkt moet worden aan het beter op elkaar laten aansluiten van de productiestappen. Zo wordt leegloop of stilstand voorkomen. Wederom een besparing.
Voorraadoptimalisatie
Bij procesoptimalisatie wordt logischerwijs ook gekeken naar de voorraad. Dat gebeurt op drie verschillende manieren:
- Hoeveel voorraad is aanwezig en wat betekent dit aan opslagruimte? Het gebruik van veel extra opslagruimte zorgt voor extra kosten. Een teveel aan voorraden zorgt, naast extra investeringskosten, voor renteverlies.
- Kunt u vanuit een minimumvoorraad werken? Welke stappen vereist dat? Wat zijn de voordelen en welke nadelen kunnen ontstaan? Wat is ervoor nodig?
- Welke strategische voorraden zijn noodzakelijk? Dat kan samenhangen met een seizoensgebonden product, een grote klant of een net op de markt gezet product.
Voor voorraadoptimalisatie zijn betrouwbare cijfers nodig. Denk aan de omzet van de afgelopen drie of misschien wel vijf jaar, per product, per klant, per seizoen. Cijfers over wat er binnen het bedrijf aan half- of kant-en-klare producten aanwezig is. Volledig zicht op de in het bedrijf aanwezige voorraad.
Knelpunten procesoptimalisatie
Om met procesoptimalisatie te kunnen beginnen, moet er tevens zicht zijn op mogelijke bottlenecks. Welke knelpunten in de procesoptimalisatie kunt u benoemen, zijn al bekend of eventueel herkenbaar? Dit is een bedrijfseigen discussie, waarbij naast het management ook het personeel een belangrijke rol kan spelen. Op de eerste plaats kennen werknemers de productiebottlenecks. Verder geldt dat die werknemers nodig zijn om nieuwe processen mee uit te voeren en ten derde geldt dat zij opener over problemen spreken dan hun leidinggevenden. Dat heeft veel te maken met het gevoel gefaald te hebben. Het loont om te investeren in groepsgesprekken, voorafgaand aan de besluitvorming over procesoptimalisatie of voordat er een beslissing wordt genomen om een nieuwe systeem, zoals een ERP of LEAN, in te voeren.
Procesautomatisering
Veranderingsprocessen invoeren zorgt voor veel ruis. Dat geldt voor de communicatie, voor de gevoelens bij mensen en het zorgt soms voor onrust bij werknemers. Daarnaast geldt dat het ingrijpende automatiseringsprocessen met zich mee kan brengen. Wat helpt is om vanaf de start de werknemers mee te nemen op de reis die het bedrijf gaat maken. Start met inventariseren, met name bij de werknemers. Denk aan trainingen en workshops. Niet om mensen snel een nieuw systeem aan te leren, maar om ze enthousiast te maken. Benadruk de voordelen die zij van het nieuwe systeem hebben!
Een tweede, even belangrijke stap is het inhuren van professionals. Vaak worden wel nieuwe systemen aangeschaft, maar is de hardware er niet echt geschikt voor, passen ze niet bij de eigen processen, zijn de werknemers er niet mee bekend en levert het geheel veel onrust, verwarring en kosten op, zonder bij te dragen aan de gewenste procesoptimalisatie. Het kan anders, met uiteindelijk minder kosten en een veel beter resultaat.
Workforce
Productoptimalisatie kent twee grote hoofdlijnen. Eén is het bedrijf ombouwen naar een beheersbaarder geheel, dat zo optimaal mogelijk functioneert. Daar komt veelal procesautomatisering bij kijken. De tweede hoofdlijn is het bekende ‘human capital’. Uiteindelijk zijn het de werknemers die wel of niet zorgen voor het succes van de productoptimalisatie. Het investeren in levenslang leren, mensen blijven trainen en de kans bieden om opleidingen te volgen, levert altijd zijn rendement op. Evenals een goed werkende communicatie. Hoe duidelijker je met elkaar in gesprek bent, hoe beter de bedrijfsprocessen vorm zullen krijgen. Daarom horen overlegvormen en trainingen evenzeer bij procesoptimalisatie als puike automatiseringssystemen. De groten der aarde, zoals Microsoft en Apple, laten zien wat mogelijk is wanneer de twee componenten goed met elkaar verweven worden. Optimale productie, minimale uitval en voorraad, met als gevolg een optimale winst. Wie wil dat niet bereiken?