Partner voor Microsoft Dynamics 365 Business Central

info@succeedit.nl +31 (0)85 046 6060
Live gaan met je ERP

Een nieuw softwaresysteem – wanneer ga je live?

In de huidige concurrerende markten zijn goedfunctionerende softwaresystemen steeds vaker het verschil tussen tevreden en ontevreden klanten en tussen winst en verlies. En uiteindelijk zelfs tussen succes en mislukking. Tijdens het implementatieproces is de overgang van jouw vertrouwde oude systeem naar de nieuwe ERP-oplossing dan ook een kritieke fase. In de praktijk krijgt deze transitie of live-gang echter niet altijd de aandacht die zij verdient, waardoor er onnodig veel ellende kan ontstaan. 

Meestal wordt de datum waarop het nieuwe systeem gebruikt gaat worden al vroeg in het proces bepaald. Vaak al lange tijd voordat de implementatie van start gaat. Of zelfs nog voordat de uiteindelijke keuze voor het softwaresysteem en de implementatiepartner is gemaakt. Maar hoe weet je in dat vroege stadium of jouw organisatie er dan klaar voor is? En wat is eigenlijk de doorlooptijd van jouw voorkeursoplossing? Regelmatig staan hier de ego’s van managers in de weg. Iemand die intern ijverig voor een bepaalde ‘go-live’-date heeft gelobbyd wil immers geen gezichtsverlies lijden als die datum onverhoopt verschuift. Maar wat is in deze situatie nou echt belangrijk?

Livegang gaat fout

Onlangs kwam een grote zorgverzekeraar landelijk in het nieuws. De ingebruikname van een nieuw systeem bleek een aantal problemen te hebben veroorzaakt. Een direct gevolg voor de verzekeringnemers was dat de uitbetaling van hun declaraties vertraging opliep. De gebruikelijke periode van vijf werkdagen – hun unique sellingpoint – liep door dit probleem op tot drie maanden! Dit had grote gevolgen voor hun concurrentievoordeel. Om nog maar te zwijgen over de  klanttevredenheid. Dit leidde aan het eind van het jaar tot veel opzeggingen van ontevreden klanten. Het is duidelijk niet handig om live te gaan als je er nog niet klaar voor bent.

Voorkom problemen bij een livegang! 5 Tips:

  • Deel de conceptversie van de planning intern, vraag om feedback.
  • Vraag gerbuikers van deze software naar de uitdagingen rond hun livegang en hoe ze dat hebben opgelost.
  • Beperk de scope van het project.
  • Deel het project op in een aantal kleinere deelprojecten.
  • Focus op de functionaliteit die je in het huidige systeem al gebruikt, bewaar nieuwe functionaliteit voor een latere fase.

Je kunt maar beter kritisch zijn op elke mogelijke valkuil voordat je met je nieuwe systeem live gaat! Test of jouw collega’s het systeem voldoende kennen en beheersen. Controleer alle gewijzigde bedrijfsprocessen. Test de geconverteerde bestanden. Laat een derde partij een algemene risicoanalyse uitvoeren. Zijn er onderdelen die nog niet in orde zijn? Ga dan nog even met je bestaande systeem door. Je gooit je oude schoenen toch ook niet weg voordat je nieuwe schoenen hebt gekocht?

De aanpak van DynamicsConsultants

DynamicsConsultants start elk traject door een goede analyse en een roadmap op te stellen waarin meerdere fases zijn benoemd. Hierdoor is het mogelijk om gestructureerd en in behapbare brokken toe te werken naar een nieuwe toekomstbestendige IT-omgeving.

Stel, je werkt nu met Dynamics NAV 2013. Het systeem is verouderd, kent veel maatwerk en je hebt nog een hele waslijst aan zaken die je beter en anders wilt gaan doen. Begin dan geen project waarin je én de upgrade doet én al het maatwerk ombouwt én alle veranderingen in één slag doorvoert. Kies voor een gefaseerde projectaanpak waarbij je eerst een technische upgrade doet en zoveel mogelijk maatwerk uitfaseert. Definieer een beperkt aantal quick-wins die je in deze eerste slag doorvoert. Ga daarna pas verder en implementeer dan bijvoorbeeld een goederenscan-oplossing, een factuurverwerkingsoplossing en – in een nog latere fase – managementrapportages en een EDI-integratie. Uiteraard bepaal jij met je implementatiepartner welke stappen prioriteit hebben, wanneer je live wilt gaan en in welke fase je wat wilt realiseren.

Upgraden

Wij bieden bedrijven die in een oudere Dynamics NAV-omgeving werken een gratis analyse aan, waarin we bekijken hoe we van de huidige situatie naar een nieuwe omgeving komen, gebaseerd op Dynamics 365 Business Central (opvolger van Dynamics NAV). In deze analyse stellen wij een roadmap op en geven wij advies over de fasering, het uitfaseren van maatwerk, en komen wij met een concreet stappenplan en een begroting. Een soort menukaart, waarmee jij kunt bepalen hoe je het project wilt faseren en in welk tempo.

Lees ons whitepaper over upgraden of maak direct een afspraak voor een gratis upgradeanalyse. Je ontvangt dan een roadmap, plan van aanpak en een fixed-price begroting!