Je werkt met een verouderde ERP-oplossing die dringend aan vervanging toe is. Of je gebruikt een oudere versie van een moderne oplossing, en de druk om naar de nieuwste versie te upgraden is groot. Dit is een goed moment om de oude bedrijfsprocessen te moderniseren en de niet-functionerende processen te repareren. Natuurlijk moet de data worden opgeschoond. De eindgebruikers moeten worden opgeleid en zullen in het nieuwe systeem meer uit de beschikbare functionaliteiten halen. Met deze langverwachte stap komt nu eindelijk een schat aan innovatieve nieuwe technologieën als kunstmatige intelligentie en ‘Internet of Things’ binnen handbereik. Je wilt de boot niet missen, toch?
Er bestaan meerdere redenen om grote implementatieprojecten op te zetten. De vraag is echter wat jij hebt geleerd van de grote ERP/CRM-implementaties die we in de afgelopen 40 jaar hebben gezien.
Om je geheugen wat op te frissen:
- Veel organisaties zijn overoptimistisch als het gaat om het inschatten van hun beschikbare tijd, vaardigheden, focus en motivatie.
- Tijdens de implementatie is het niet eenvoudig om aan het oorspronkelijke plan vast te houden.
- Implementatieprojecten hebben de neiging langer te duren en meer te kosten dan verwacht.
- Deze zogenaamde ‘big-bang’-implementaties hebben ernstige verstoringen veroorzaakt en soms zelfs tot tijdelijke verlamming van complete organisaties geleid.
- In deze snel veranderende wereld kunnen de oorspronkelijke uitgangspunten voor het project snel achterhaald raken.
De conclusie is dat grote en langdurige implementaties met een brede en flexibele projectomvang niet effectief zijn. Regelmatig zijn de problemen bij zo’n projectaanpak zelfs groter dan de voordelen. De mogelijke verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering kan al snel tot een afname van de klantloyaliteit leiden.
Een betere projectaanpak
Het implementeren van nieuwe software, het aanpassen en moderniseren van de bedrijfsprocessen en het creëren van een frisse, nieuwe bedrijfscultuur betekent een enorme inspanning voor jouw organisatie. Het vraagt veel van jouw medewerkers. Vooral omdat er in de tussentijd ook nog een bedrijf gerund moet worden. Het alternatief voor zo’n ‘big-bang’-benadering is om het project in verschillende kleinere stappen op te splitsen en je aan dat plan te houden. Een fasering naar kleine, behapbare deelprojecten en deze stap voor stap uitvoeren.
Een reeks kleine stappen in het project levert tal van voordelen op:
- Een kortere ‘time-to-value’.
- De mogelijkheid om vlot aan de veranderende omstandigheden te wennen.
- Draagvlak omdat de eerste verbeteringen al snel gerealiseerd en zichtbaar zijn voor de organisatie.
- De mogelijkheid om de vervolgfases nog bij te sturen voordat deze gestart zijn en zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor het budget of de doorlooptijd.
In de snel veranderende wereld van vandaag moeten we allemaal wennen aan constante verandering. Verandering als de enige constante. Je hoeft dus niet langer een perfecte ERP-oplossing te implementeren die je vervolgens 5 of 10 jaar gebruikt. Het is effectiever om jouw digitale transformatie-traject als een proces te beschouwen dat je opknipt in een aantal deelprojecten. Een proces dat waarschijnlijk nooit helemaal af is en waaruit steeds weer nieuwe deelprojecten ontstaan. Het op deze manier benaderen van jouw volgende ERP-project is een prima stap in de richting van deze nieuwe manier van denken en werken.
Projectaanpak van DynamicsConsultants
DynamicsConsultants werkt al jaren volgens deze methode. Door te starten met een goede analyse en een roadmap op te stellen waarin meerdere fases zijn benoemd, is het mogelijk om gestructureerd en in behapbare brokken toe te werken naar een nieuwe toekomstbestendige IT-omgeving.
Stel, je werkt nu met Dynamics NAV 2013. Het systeem is verouderd, kent veel maatwerk en je hebt nog een hele waslijst aan zaken die je beter en anders wilt gaan doen. Begin dan geen project waarin je én de upgrade doet, én al het maatwerk ombouwt, én alle veranderingen in 1 slag doorvoert. Kies voor een gefaseerde projectaanpak waarbij je eerst een technische upgrade doet en zoveel mogelijk maatwerk uitfaseert. Definieer een beperkt aantal quick-wins die je in deze eerste slag doorvoert. Ga daarna pas verder en implementeer dan bijvoorbeeld een goederenscan-oplossing, een factuurverwerkingsoplossing en – in een nog latere fase – managementrapportages en een EDI-integratie. Als voorbeeld natuurlijk. Uiteraard bepaal jij met je implementatiepartner welke stappen prioriteit hebben en in welke fase je wat wilt realiseren.
Upgraden
Wij bieden bedrijven die in een oudere Dynamics NAV-omgeving werken een gratis analyse aan, waarin we bekijken hoe te komen van de huidige situatie naar een nieuwe omgeving gebaseerd op Dynamics 365 Business Central (opvolger van Dynamics NAV). In deze analyse stellen wij een roadmap op en geven wij advies over de fasering, het uitfaseren van maatwerk, en komen wij met een concreet stappenplan en een begroting. Een menukaart, zeg maar, waarmee jij kunt bepalen hoe je het project wilt faseren en in welke tempo.
Lees ons whitepaper over upgraden of maak direct een afspraak voor een gratis upgradeanalyse en je ontvangt een roadmap, plan van aanpak en een fixed-price begroting!