Partner voor Microsoft Dynamics 365 Business Central

info@succeedit.nl +31 (0)85 046 6060
erp online implementatie

100% online ERP-implementatie, geen probleem!

Een ERP-implementatie volledig 100% online uitvoeren? Dat kan absoluut, wij hebben er inmiddels meerdere gedaan. En niet alleen kleine recht-toe-recht-aan-implementaties, maar ook grotere projecten. Midden in de eerste corona-lockdown heeft SucceedIT een Microsoft Dynamics 365 Business Central-implementatie verricht bij een klant met 40 gebruikers, met de nodige complexiteit qua koppelingen en geavanceerde inrichting van WMS.

Natuurlijk is het soms prettiger om even bij elkaar te zitten, met elkaar mee te kijken of even wat op een whiteboard te zetten. Maar is het een eis voor een succesvolle implementatie binnen tijd en budget? Nee, zeker niet. De kwaliteit en het gemak van oplossingen zoals Teams maken een online samenwerking heel goed te doen. Een persoonlijke en prettige online samenwerking faciliteren we door een gezamenlijke projectomgeving in te richten, met de mogelijkheid om taken te plannen en documenten te delen. In deze omgeving kunnen we ook even snel chatten of videobellen met elkaar om zaken af te stemmen.

Online vergaderingen zijn vaak effectiever en meer to-the-point. Het ontbreken van reistijd is een ‘time-and-cost-saver’ en gunstig voor klant en consultant. Een besparing van 10% op de consultancy- en reiskosten is zo behaald.

Workshops en trainingen zijn ook goed mogelijk op afstand, maar vragen wel wat meer voorbereiding.

Rol projectleider

De rol van de projectleider is in deze situatie nog belangrijker. Hij of zij zal (nog) actiever moeten sturen op planning en samenwerking. Er worden veel korte meetings ingepland per dag om te zorgen voor samenwerking en verbinding. En er zijn specifieke projectdagen waarop checks plaatsvinden om vast te stellen welke projectactiviteiten zijn gedaan en of iedereen vooruitgang boekt. Goede afspraken maken over bereikbaarheid en beschikbaarheid is dan belangrijk.

De voordelen van 100% online implementaties:

  • Vergaderingen zijn effectiever, meer to-the-point.
  • Geen reistijd, effectievere dagen (afhankelijk van thuissituatie).
  • Medewerkers worden minder snel gestoord door ‘collega’s aan het bureau’.
  • Met Teams kun je trainingen en overleggen opnemen voor projectleden die het later terug willen zien.
  • Betere beschikbaarheid van mensen. Overleggen zijn vaak eenvoudiger te plannen, vanwege minder afhankelijkheid van reistijd en kantoorverplichtingen.
  • Meer druk om besluiten, ontwerpen en uitwerkingen (zoals testscripts) op papier te zetten; mondelinge overdracht is minder makkelijk.

De nadelen:

  • Projectleden ervaren een verarming van het werkplezier bij een volledige uitvoering op afstand (minder ruimte voor spontaniteit in samenwerking en uitwerking).
  • Snelle en spontane afstemming ontbreekt. Dit kan belemmerend werken op de voortgang en de energie binnen een project.
  • Het is moeilijker te signaleren wanneer projectleden vastlopen, omdat projectleden elkaar minder snel benaderen voor hulp.
  • Het is moeilijker iedereen betrokken te houden bij trainingen en workshops in grotere groepen, omdat deze een goede structuur vereisen.

 

Wat vinden de consultants er zelf van?

“We willen inmiddels natuurlijk graag weer naar ons kantoor en naar de klanten, maar dat heeft niets met de projecten te maken, die lukken prima. De vele reiskilometers die normaal op projecten gemaakt worden, schelen nu niet alleen tijd, maar ook energie. Als je ’s morgens om 7 uur de deur uit moet en vervolgens 1,5 uur onderweg bent (met files), kost dat toch de nodige energie. Al met al bespaar je op zo’n dag 2 tot 3 uur tijd! We besteden deze waardevolle tijd liever aan het project. Ook na deze periode gaan we kritischer kijken naar wat online kan en wat op locatie. Op locatie werken moet echt wat toevoegen, anders kun je beter vanuit huis of kantoor de implementatiewerkzaamheden doen.”

Een projectlid van een klant voegt hieraan toe: “Tja, het is soms ook wel een beetje een kwestie van vertrouwen. Als de consultant bij je op locatie is, weet je zeker dat er gewerkt wordt aan jouw project. Maar heel eerlijk, met een vaste projectdag, waarop je start met een gezamenlijke kick-off en ook samen afrondt aan het eind van de dag, gaat dat prima. Uiteindelijk gaat het toch om het resultaat en de voortgang. Als het lukt binnen de tijd en het budget, en de kwaliteit in orde is, is er helemaal geen issue.”

 

Voorwaarden voor succes

Waar moet je rekening mee houden om een online project succesvol te kunnen voltooien?

  • Kies een vaste projectdag waarop iedereen zijn agenda vrij heeft gemaakt voor het project.
  • Faciliteer online werken, niet alleen voor videobellen, maar creëer ook een projectomgeving met een chatfunctie en een planning- en takentool.
  • Neem in het begin meer tijd om vertrouwen op te bouwen en duidelijke afspraken over de taken en verantwoordelijkheden vast te leggen.
  • Zet je camera aan als je vergadert, het contact is daarmee persoonlijker en spontaner. Uiteindelijk leer je ook zo je sparringpartner(s) kennen.

 

Conclusie: 100% online implementeren resulteert in 10% kostenreductie

Het uitvoeren van ERP-implementatieprojecten kan succesvol op afstand en online worden uitgevoerd. Zorg voor een goede projectleider die extra zorg heeft voor planning, coördinatie en 1-op-1-afstemming met de projectleden. Faciliteer alle beschikbare middelen om het project goed uit te voeren: een projectenportaal, takentool, videobellen, opnamemogelijkheden, het delen van schermen en goed inzicht in de beschikbaarheid van medeprojectleden.

Ook na corona moeten we kritisch blijven kijken naar de noodzaak van het werken op een vaste gezamenlijke locatie. Het samenkomen voor een kick-off, of bepaalde workshops of trainingen, kan praktisch en nuttig zijn, maar beperk waar mogelijk de reiskilometers en tijd. Maak gebruik van de beschikbare technologie om projectwerkzaamheden locatieonafhankelijk uit te voeren.

Wij zijn ervan overtuigd dat een goede balans tussen online en op locatie, het beste resultaat oplevert. Een goede balans betekent een minimalisatie van activiteiten op locatie en een maximalisatie van online implementatieactiviteiten. Een besparing van 10% op het projectbudget is goed mogelijk door een verhoogde effectiviteit en een reductie van reistijd en kilometers.